Najučinkovitejše upravljanje z dokumenti

Morda vam preveč časa vzame neskončno sledenje kdo je dobil ustrezen dokument, kdo ga mora videti in se z njim seznaniti? Ali za deljenje dokumentov uporabljate neučinkovite sisteme in se morda o novostih obveščate preko mailov ali ostalih virov?

DNA omogoča enostavno ampak močno kontrolo nad seznanjenostjo; osebe, ki morajo dokument videti in se z njim seznaniti lahko enostavno nastavite v sekundah – bodisi posamično za vsako osebo posebej, za posamezno delovno mesto ali pa za celoten oddelek naenkrat. Skrb za seznanjenost se tako prelevi v samo nekaj klikov, ažuren seznam seznanjenosti pa je na voljo s samo klikom ali dvema.

Tako kot naše znanje, se tudi informacije v dokumentih s časom spreminjajo in podobno kot z našim znanjem do teh sprememb prihaja počasi, v manjših korakih. S tem pa pride do problema, da preveč časa porabimo za iskanje majhnih sprememb v obstoječih dokumentih, s katerimi smo se že seznanili.

Z DNA nam ni potrebno zapravljati časa za branje vrstic, ki jih že poznamo. DNA nam lahko nazorno označi samo spremembe, do katerih je prišlo od zadnje verzije, s katero smo bili seznanjeni. Čas potreben za to, da ostanemo na tekočem, se tako iz nekaj minut do nekaj ur tedensko skrči na minuto ali dve. S tem prihranimo ure, ki jih lahko porabimo za dosti koristnejša in prijetnejša opravila.

Vse informacije, ki jih potrebujemo za uspešno opravljanje dela, so nam na voljo takoj, ko se prijavimo v DNA. Tako ni več potrebe po iskanju dokumentov po več različnih virih; vsi dokumenti se nahajajo na enem mestu, med seboj so lahko smiselno povezani in lahko smo sigurni, da vedno gledamo zadnjo verzijo dokumenta.

Življenje in delo postaja vedno kompleksnejša, z vedno več informacijami, ki jih je potrebno poznati. Ob prihodu novega sodelavca se mora ta čim hitreje in zanesljivo seznaniti z informacijami, ki jih bo potreboval za uspešno delo.

V DNA lahko na zelo učinkovit način poskrbimo, da se že ob prvi prijavi v DNA prikažejo vsi dokumenti, ki vsebujejo koristne informacije za točno določeno delovno mesto. S tem bodo zaposleni vedno na tekočem in imeli dostop do vseh informacij, ki jih potrebujejo za uspešno delo.