Das effizienteste Dokumentenmanagement

Vielleicht nimmt es Ihnen zu viel Zeit in Anspruch, um zu verfolgen, wer das relevante Dokument erhalten hat, wer es sehen und sich damit vertraut machen muss? Verwenden Sie ineffiziente Systeme, um Dokumente auszutauschen und Informieren Sie sich über Neuigkeiten möglicherweise auch noch per E-Mail oder andere Quellen?

DNA bietet eine einfache, aber leistungsstarke Kontrolle über die Vertrautheit. Personen, die das Dokument sehen und sich mit ihm vertraut machen müssen, können in Sekundenschnelle eingestellt werden - entweder einzeln für jede Person, für einen einzelnen Arbeitsplatz oder für die gesamte Abteilung gleichzeitig. Die Sorge um die Vertrautheit lässt sich also mit nur wenigen Klicks erledigen, und eine aktuelle Liste der Bekannten ist mit nur ein oder zwei Klicks verfügbar.

So wie unser Wissen, ändern sich im Laufe der Zeit die Informationen in Dokumenten und ähnlich wie mit unserem Wissen, treten diese Änderungen langsam in kleinen Schritten auf. Dies führt wiederum zum Problem, dass zu viel Zeit für die Suche nach kleinen Änderungen an vorhandenen Dokumenten verbraucht wird, mit denen man bereits vertraut ist.

Mit DNA muss man keine Zeit damit verschwenden, bereits bekannte Zeilen zu lesen. Die DNA kann uns die Änderungen klar anzeigen, die in der letzten uns bekannten Version stattgefunden haben. Die Zeit, die benötigt wird, um auf dem Laufenden zu bleiben, verkürzt sich von einigen Minuten oder einige Stunden pro Woche auf nur ein oder zwei Minuten. Damit spart man Stunden, die für viel nützlichere und unterhaltsamere Aufgaben aufgewendet werden können.

Alle Informationen, die wir für eine erfolgreiche Arbeit benötigen, stehen uns zur Verfügung, sobald wir uns in DNA anmelden. Somit besteht keine Notwendigkeit mehr, nach Dokumenten in verschiedenen Quellen zu suchen. Alle Dokumente befinden sich an einem Ort, sie können sinnvoll miteinander verbunden werden und wir können sicher sein, dass uns immer die neueste Version des Dokuments angezeigt wird.

Das Leben und die Arbeit werden immer komplexer, mit immer mehr Informationen, die man kennen muss. Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, muss man ihn so schnell und zuverlässig wie möglich mit den Informationen vertraut machen, die er benötigen wird, um erfolgreich arbeiten zu können.

In der DNA kann man auf sehr effektive Weise sicherstellen, dass schon bei der ersten Anmeldung alle Dokumente, die nützliche Informationen für einen bestimmten Arbeitsplatz enthalten, angezeigt werden. Somit bleiben die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden und haben Zugriff auf alle Informationen, die sie für eine erfolgreiche Arbeit benötigen.